Eine digitale und zugleich virtuelle Arbeitsumgebung in Unternehmen ist immer häufiger anzutreffen. Mitarbeiter organisieren sich zur besseren Koordination von Projekten in virtuellen Arbeitsräumen und sind oft darauf angewiesen standortübergreifen gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Nicht zuletzt aufgrund einer stetig wachsenden Datenflut sind Dokumente daher lebenszyklisch zu verwalten.
Ein entsprechend erfolgreich eingesetztes Dokumentenmanagementsystem gilt als Tool, um Kosten zu senken, Durchlaufzeiten und Reaktionszeiten zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit bei der Dokumentenverwaltung zu steigern.
Damit auch Sie für Ihr Unternehmen die richtige Auswahl für ein Dokumentenmanagementsystem treffen, empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen zur Implementierung einer solchen Software. Die Planung für den Einsatz der richtigen DMS-Software beginnt mit einer exakten Definition der Projektziele. Die Zieldefinition stellt den Maßstab für die Zielerreichung dar und ermöglicht die Kontrolle der Zieleinhaltung während des gesamten Auswahlprozesses.
- Vorstudie: In der Vorstudie oder auch Grobanalyse wird geprüft, in welchen Bereichen mit welchen Ressourcen der Einsatz eines DMS sinnvoll erscheint.
- Ist-Analyse: Die Ergebnisse der Grobanalyse ermöglichen eine zielgerichtete Durchführung der folgenden Detailanalyse. Um die Anforderungen an das künftige DMS zu spezifizieren und dessen Aufbau und Auslegung zu bestimmen, sind zunächst die heute in Ihrem Unternehmen verwendeten Informationen und die bereits existierenden Ablagen und Archive zu untersuchen. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
- Fachliches Soll-Konzept und technisches Pflichtenheft: Die aus der Ist-Analyse resultierenden Anforderungen bilden die Basis für das Soll-Konzept, das die fachlichen Anforderungen an das neue System enthält. Das Soll-Konzept stellt dabei die Basis für die Erarbeitung eines technischen Pflichtenheftes und für die anschließende Ausschreibung und somit Angebotseinholung verschiedener Software-Anbieter dar.
- Pilotierung: Vor einer unternehmensweiten Einführung ist es oft ratsam, die neue Software im Rahmen von Pilotierungen zu testen, um den Aufwand und die Risiken für den späteren Breiteneinsatz zu minimieren. Hier spielt auch die passende IT-Infrastruktur eine wichtige Rolle.
- Migrationskonzept: Eine Migration des DMS, d.h. die Überführung von Informationen aus einem bestehenden in ein geändertes oder neues System, kann durch neue Anforderungen oder durch den Einsatz neuer Systeme oder Komponenten oft erhebliche Kosten verursachen. Bei der Angebotseinholung ist daher unbedingt vom Software-Anbieter ein Migrationskonzept einzufordern.
- Altbestandserfassung: Zu Beginn der Nutzung des neuen Systems ist sicherzustellen, dass bereits vorhandene Dokumente und Informationen aus Altsystemen erfolgreich in das neue System überführt wurden.
- Übergangsbetrieb: Trotz ausreichender Tests, kann es durchaus zu unvorhersehbaren Fehlern kommen, weshalb letztendlich für die Einführungsphase bestimmte Präventivmaßnahmen zur Sicherstellung des Betriebes getroffen werden müssen.
- Laufender Betrieb: Nach der Übergangsphase ist der reibungslose Betrieb der DMS-Software von Bedeutung. Hier empfiehlt es sich einen Support-Vertrag mit dem jeweiligen Software-Anbieter abzuschließen, worin ggf. Backup-Strategien als auch das Einspielen von Software-Updates genau geregelt sind.